[Eventos] lineamientos para organizar un evento de software libre

[Quiliro Ordóñez]

El 26/02/10, Javier Barcena <javierbuilder en gmail.com> escribió:
> Buenos dias estoy organizando un evvento apr apoyar  ala ley de softwar
> elibre en el estado.. esta dirigidoa los empleados del estado y a gente
> tecnica tambien..  cuales con los lineamientos que por experiencia .. pueden
> recomendarme para organizar todo correctamente.?
> gracias  javier
>
Es importante estar bien preparado con la agenda del evento y todos
los organizadores que van a asistir. Dado que vas a promover que el
Estado use software libre debes estar bien preparado para contestar
preguntas a este respecto...

¿Por qué usar el software libre en el Estado?
¿Cuáles son los retos a afrontar en esta migración?
¿Quienes deben comprometerse?
¿A quién recurrir por ayuda?
¿Cómo beneficia a los empleados del Estado la migración a software libre?

Te recomiendo que les atiendas super bien. Están acostumbrados a
recibir las mejores atenciones de empresas muy grandes. Si no tienes
presupuesto, te recomiendo que tengas mucha creatividad para que esta
gente se sienta a gusto y en plena confianza contigo para que sepan
que el software libre no es un asunto de revoltosos (aunque algunos si
somos...jeje). Debes dar una imagen de mucha seriedad y de que no es
un experimento sinó algo que ya se hace en muchos lugares del mundo.

La logística y la simulación son claves para que el evento te salga bien.

Una cuestión importante es apelar a las emociones: chistes, concursos,
retos, juegos relacionados con tus actividades formales.

¿Dije antes que te prepares bien? Pues lo repito. Esto es esencial.

Debe siempre haber un plan B.

Organiza y motiva a tu equipo. Si hacen algo mal. Motívalos más. Si
están contentos y si tu estás contento, los asistentes sentirán esa
energía y tendrán más predisposición a aceptar tus propuestas y a
ayudarte en lo que necesites.

Siempre mantén contacto telefónico con quienes te están ayudando con
local, mesas, sillas, regalos, adornos, papelería, cableado, etc. Todo
debe estar siempre listo y para ello debees recordárselo de una manera
que les haga sentir bien de ayudarte. A veces la gente se olvida de
las cosas que no les gusta. Debes hacer que les guste hacer lo que
hagan por tí.

No hables mal de nadie. Solamente habla bien de lo que propones y de
lo que haces.

Ten en cuenta de que si llamas por teléfono a los asistentes tendrás
más de ellos. Has otra llamada de recordatorio antes del evento
avisándoles de los emocionantes momentos que van a vivir durante el
evento.

Ofrece comida si puedes pero no mucha porque esto puede causar sueño.

Muestra demostraciones para que lo vean de forma práctica cómo les puede servir.

Has una investigación previa de los intereses de los asistentes para
que puedas ofrecerles lo que quieren conocer.

Los globos y las flores dan vida a cualquier lugar.

Asegúrate que los jefes les den permiso a los asistentes. Lo ideal es
que asistan los jefes pero no siempre es posible.

Has afiches para pegar en todas las instituciones públicas. Debe ser
hecho por un diseñador para dar buena impresión.

Has un registro para que tengas nombre, telefono fijo y celular,
correo electrónico para consolidar lo que hiciste el dia del evento.
Esto es un paso importantísimo porque si has hecho un gran trabajo y
no haces seguimiento, todo tu trabajo será en vano.

Busca que instituciones gubernamentales te pueden ayudar con la
logística y colabora con ellas. Pueden tener muchos recursos que te
pueden ayudar mucho y no solo hablo de dinero.

Tus colaboradores deben estar al tanto de lo que están promocionando.
Nosotros hemos usado pasantes de hotelería, comunicación o protocolo y
les hemos dado una charla motivadora/instructiva sobre lo que hacemos
ese día.

Revisa que alguien que no conoce el lugar del evento pueda llegar con
las instrucciones que van a ser publicadas.

Prepára estacionamiento y lugares para escampar si llueve. Puede ser
que necesites gente afuera con paraguas.

Toma muuuuchas fotos para que la gente se vea a si misma y se motive
luego del evento. Así se apersonarán de la iniciativa. Hablo de tu
gente y la gente asistente también. Si puedes, consigue los nombres de
los que tomes las fotos. Esto hace que se sientan parte.

Has publicidad del evento antes (creando expectativa) y después
(generando noticia del impacto). Esto se puede hacer gratuitamente en
los medio de comunicación si se les hace saber.

Sería bueno que organices estos consejos, aumentes tus ideas y hagas
un documento que sirva a otros más. Así podemos darnos una mano mutua.

Sigue en contacto para que podamos seguir colaborando.

-- 
Saludos/Greetings
Quiliro Ordóñez
Estas opiniones son las de un Consejero de FSFLA pero no representan
la posición oficial de FSFLA porque eso implica el consenso para ello
en el Consejo.
593(02)340 1517 / 593(09)821 8696
http://quiliro.wordpress.com

"¿Sólo cuando el último árbol esté muerto, el último río envenenado y
el último pez atrapado nos daremos cuenta que no se puede comer
dinero?"
"Only when the last tree is dead, the last river is poisoned and the
last fish is caught will we realize that money is not edible?"